Szkoła Języków Obcych „Meritum” Pogrzebska Anna ul. Spokojna 22 lok. 101-104; 74-300 Myślibórz

Polityka prywatności

  1.  Niniejszy dokument „ Polityka Danych Osobowych” (dalej: Polityka) określa zasady i regulacje ochrony danych osobowych w Szkole Języków Obcych „Meritum” Pogrzebska Anna z siedzibą ul. Spokojna 22 lok. 101-104; 74-300 Myślibórz (dalej: Placówka).
  2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 Z 27.04.2016 R. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L 119, s.1)
  3.  Polityka zawiera:
    A. opis zasad ochrony obowiązujących w Placówce,
    B. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury i instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
  4. Odpowiedzialnym za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Administrator Placówki.
  5. Odpowiedzialnym za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki jest Administrator Placówki.
  6. Odpowiedzialnym za stosowanie Polityki jest: Administrator Placówki – Anna Pogrzebska właściciel Szkoły Języków Obcych „Meritum” Pogrzebska Anna z siedzibą ul. Spokojna 22 lok. 101-104; 74-300 Myślibórz.

DEFINICJE POLITYKI

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile, co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Placówka oznacza Szkołę Języków Obcych „Meritum” Pogrzebska Anna z siedzibą ul. Spokojna 22 lok. 101-104; 74-300 Myślibórz
Administrator oznacza właściciela Placówki. RODO oznacza rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 Z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L 119, s.1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile, co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust.1 RODO tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16 roku życia. Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile, co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Placówka powierzyła przetwarzanie danych osobowych.
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Dane dotyczące zdrowia oznacza dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej.

ZASADY OGÓLNE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

A. Legalność – Placówka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
B. Bezpieczeństwo – Placówka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stałe działania w tym zakresie.
C. Prawa Jednostki – Placówka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonanie swoich praw i prawa te realizuje.
D. Rozliczalności – Placówka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

1. Placówka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
  • A. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm),
  • B. rzetelnie i uczciwie (rzetelność),
  • C. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność),
  • D. w konkretnych celach (minimalizacja),
  • E. nie więcej niż potrzeba (adekwatność),
  • F. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość),
  • G. nie dłużej niż potrzeba (czasowość),
  • H. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

SYSTEM OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

System ochrony danych osobowych w Placówce składa się z następujących elementów:

  1. Inwentaryzacja danych. Placówka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Placówce, w tym przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii.
  2. Rejestr. Placówka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Placówce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Placówce.
  3. Podstawy Prawne. Placówka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
    A. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość
    B. inwentaryzuje przypadki przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Placówki.
  4. Obsługa Praw Jednostki. Placówka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
    A. obowiązki informacyjne. Placówka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków,
    B. możliwość wykonania żądań. Placówka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających,
    C. obsługa żądań. Placówka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane,
    D. zawiadomienie o naruszeniach. Placówka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
  5. Minimalizacja. Placówka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
    A. zasady zarządzania adekwatnością danych,
    B. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych,
    C. zasady zarzadzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności,
  6. Bezpieczeństwo. Placówka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
    A. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji,
    B. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę, i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządzenie incydentami.
  7. Przetwarzający. Placówka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Placówki, wymogów, co do warunków powierzenia (umowy powierzenia).
  8. Eksport danych. Placówka posiada zasady weryfikacji, czy Placówka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

INWENTARYZACJA

  1. Dane szczególnych kategorii – Placówka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii Placówka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
  2. Dane niezidentyfikowane – Placówka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH

  1. Rejestr czynności przetwarzania danych stanowi formę dokumentowania przetwarzania czynności danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
  2. Placówka prowadzi Rejestr Czynności przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
  3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Placówce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
  4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Placówka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Placówka odnotowuje, co najmniej:
    – nazwę czynności,
    – cel przetwarzania,
    – opis kategorii osób,
    – opis kategorii danych,
    – podstawę prawną przetwarzania wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Placówki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
    – sposób zbierania danych,
    – opis kategorii odbiorców danych w tym przetwarzających,
    – informacje o przekazaniu poza EU/EOG,
    – ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
  5. Wzór Rejestru czynności przetwarzania danych stanowi załącznik do niniejszej Polityki

PODSTAWY PRZETWARZANIA

  1. Placówka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
  2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, uzasadniony cel Placówki). Placówka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne wskazując m.in. jej zakres, inne dokumenty, umowę, zgodę, uzasadniony cel Placówki– wskazując konkretny cel (marketing własny, dochodzenie roszczeń).
  3. Placówka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e-mail, telefon, sms itp.) oraz rejestracje odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
  4. Właściciel Placówki ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich Placówka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Placówki, właściciel Placówki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Placówki.

SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

  1. Placówka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
  2. Placówka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczanie w pomieszczeniach Placówki lub na stronie internetowej Placówki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób sposobie skorzystania z nich w Placówce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Placówką w tym celu.
  3. Placówka dba o dotrzymywanie prawnych terminów (jeden miesiąc) realizacji obowiązków względem osób.
  4. Placówka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
  5. W celu realizacji praw jednostki Placówka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Placówkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
  6. Placówka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych zawiadomień i żądań osób.

OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

  1. Placówka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
  2. Placówka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
  3. Placówka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu jej danych do tej osoby.
  4. Placówka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
  5. Placówka informuje osobę przed uchyleniem, ograniczeniem przetwarzania.
  6. Placówka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba, że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
  7. Placówka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
  8. Placówka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

ŻĄDANIA OSÓB

  1. Prawa osób trzecich. Placówka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich realizując tym samym prawa osób, których one dotyczą. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste) Placówka może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
  2. Nieprzetwarzanie. Placówka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
  3. Odmowa. Placówka informuje osobę w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania żądania o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
  4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Placówka informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązku informacyjnemu przy zbieraniu danych, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być realizowany przez wydanie kopii danych, za którą Placówka może pobierać opłatę.
  5. Kopie danych. Placówka na żądanie wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania kopii danych. Cena kopii danych ustalona jest na podstawie oszacowania jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii.
  6. Sprostowanie danych. Placówka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Placówka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba, że osoba w sposób rozsądny wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Placówka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  7. Uzupełnienie danych. Placówka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Placówka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. w przypadku, gdy Placówka nie musi przetwarzać danych, które są Placówce zbędne). Placówka uzupełnia i aktualizuje dane osoby na postawie oświadczenia osoby, co do uzupełnianych danych, chyba, że będzie to niewystarczające w światle przyjętych przez Placówkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub gdy zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
  8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Placówka usuwa dane, gdy: A. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach, B. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, C. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych, D. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, E. konieczność usunięcia danych wynika z obowiązku prawnego. Placówka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO np.; gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy obowiązujących przepisów prawa, któremu podlega administrator (§ 17 ust.3b) lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń (§17 ust.3e). Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Placówkę, Placówka podejmuje rozsądne działania w tym środki techniczne by poinformować inne podmioty przetwarzające te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Placówka informuje osobę o odbiorcach danych na żądanie tej osoby.
  9. Ograniczenie przetwarzania. Placówka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy: A. osoba kwestionuje prawidłowość danych na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość, B. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, C. placówka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, D. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Placówki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. W trakcie ograniczenia przetwarzania Placówka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje) bez zgody osoby, której dane dotyczą chyba, że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Placówka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Placówka informuje osobę o odbiorcach danych na żądanie tej osoby.
  10. Przenoszenia danych. Placówka nie przetwarza danych w sposób zautomatyzowany. W przypadku rozpoczęcia przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany, na żądanie osoby Placówka wydaje w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe dane dotyczące osoby, które osoba dostarczyła Placówce pod warunkiem, iż dane te przetwarzane są na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy zawartej z Placówką.
  11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Placówkę w oparciu o uzasadniony interes Placówki, Placówka uwzględni sprzeciw o ile nie zachodzą po stronie Placówki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  12. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Placówkę na potrzeby marketingu bezpośredniego Placówka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
Wzór rejestru żądań, sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, ograniczenia danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
Wzór rejestru udostępniania danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.

MINIMALIZACJA

Placówka dba o minimalizację przetwarzania danych osobowych pod kątem:
A. Adekwatności danych do celów. Placówka weryfikuje zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod katem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Placówka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Corocznie do dnia ……………………. Administrator ochrony danych osobowych przygotowuje sprawozdanie roczne z funkcjonowania systemy ochrony danych osobowych. Sprawozdanie sporządzone jest w formie pisemnej.
B. Dostępu do danych. Placówka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych

    1. Zabezpieczenia Fizyczne

a. urządzenia służące do przetwarzania danych osobowych umieszczone są w zamykanych pomieszczaniach,
b. dokumenty i nośniki informacji zawierające dane osobowe przechowywane są w zamykanej na klucz metalowej szafie,
c. dostęp do budynku, w którym znajduje się Placówka jest zabezpieczony roletą antywłamaniową.
Wzór ewidencji pomieszczeń stanowi załącznik do niniejszej Polityki.

    1. Zabezpieczenia techniczne

a. wewnętrzną sieć komputerową zabezpieczono poprzez odseparowanie od sieci publicznej za pomocą ……………..( np. wykorzystanie urządzenia stanowiącego bramę DNS, FireWall itp.),
b. stanowiska komputerowe wyposażono w indywidualną ochronę antywirusową,
c. komputery zabezpieczono przed możliwością użytkowania przez osoby nieuprawnione do przetwarzania danych osobowych, za pomocą indywidualnego identyfikatora użytkowania i cykliczne wymuszanie zmiany hasła,
Wzór ewidencji programów komputerowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.

    1. Zabezpieczenia organizacyjne

a. opracowano i bieżąco prowadzi się rejestr czynności przetwarzania do przetwarzania danych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienia nadane przez administratora danych bądź osobę przez niego upoważnioną,
b. osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego, osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy,
c. przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest w warunkach zabezpieczających dane przed dostępem osób nieupoważnionych,
d. przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach, gdzie przetwarzane są dane osobowe jest dopuszczalne tylko w obecności osoby zatrudnionej przy przetwarzaniu danych osobowych oraz w warunkach zapewniających bezpieczeństwo danych,
e. dokumenty i nośniki informacji zawierające dane osobowe, które podlegają zniszczeniu, neutralizuje się za pomocą urządzeń do tego przeznaczonych lub dokonuje się takiej ich modyfikacji, która nie pozwoli na odtworzenie ich treści.

Placówka stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Placówka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób jak również zmianach podmiotów przetwarzających. Placówka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Corocznie do dnia ……………………. Administrator ochrony danych osobowych przygotowuje sprawozdanie roczne z funkcjonowania systemy ochrony danych osobowych. Sprawozdanie sporządzone jest w formie pisemnej.
C. Czasu przechowywania danych. Placówka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Placówce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów informatycznych Placówki, jak też z dokumentacji papierowej.

BEZPIECZEŃSTWO

  1. Placówka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Placówkę.
  2. Placówka ustala możliwe do zorganizowania organizacyjnie i technicznie środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Placówka ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
    a. szyfrowanie danych osobowych,
    b. inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ

  1. Placówka stosuje pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
    Procedura zawiadamiania o naruszeniu danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki
    Wzór zgłoszenia naruszenia danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki
    Rejestr naruszeń danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki

PRZETWARZAJĄCY

  1. Placówka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Placówki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Placówce.
  2. Placówka przyjęła minimalne wymagania, co do umowy powierzenia przetwarzania danych.
  3. Placówka rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych.

EKSPORT DANYCH

Placówka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Liechtenstein i Norwegia).
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Placówka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych osobowych rozwiązania równoważne.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Placówka nie stosuje profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji
  2. Placówka ma opracowaną analizę ryzyka
  3. Placówka nie współadministruje danymi osobowymi
  4. Załączniki do Polityki:
    1) Wzór Rejestru czynności przetwarzania danych
    2) Wzór rejestru żądań, sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, ograniczenia danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
    3) Wzór rejestru udostępniania danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
    4) Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
    5) Wzór ewidencji pomieszczeń stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
    6) Wzór ewidencji programów komputerowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki.
    7) Procedura zawiadamiania o naruszeniu danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki
    8) Wzór zgłoszenia naruszenia danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki
    9) Rejestr naruszeń danych osobowych stanowi załącznik do niniejszej Polityki
    10) Analiza ryzyka